Acuerdo de encargado del tratamiento
Versión 1.0 · Vigente desde el 20 de septiembre de 2026
Este acuerdo, incorporado a las Condiciones del Servicio, regula el tratamiento realizado por Sandra Escalante Ortega, NIF 20231705P, marca Holdia y domicilio en Avda. Escultora La Roldana, 5, Alcalá de Guadaíra, Sevilla, España, por cuenta del cliente conforme al artículo 28 del RGPD.
1. Partes y roles
El cliente actúa como responsable respecto de los datos personales que incorpora al ERP. Holdia actúa como encargada. El cliente garantiza que cuenta con base jurídica, cumple el deber de información y documenta sus instrucciones.
2. Objeto, naturaleza, finalidad y duración
El encargo comprende alojamiento, organización, consulta, modificación, comunicación controlada, soporte, mantenimiento, seguridad, copia y recuperación necesarias para prestar el SaaS. Se realiza durante la vigencia contractual y el periodo de cierre previsto, sin perjuicio de conservación legal.
3. Datos e interesados
Pueden tratarse datos identificativos y de contacto, relaciones comerciales, oportunidades, tareas, comunicaciones, usuarios, facturación, contratos y documentos decididos por el cliente. Los interesados pueden ser clientes, potenciales clientes, representantes, proveedores, empleados y contactos del responsable.
El servicio no está autorizado por defecto para categorías especiales del artículo 9 RGPD, datos de condenas, biométricos, sanitarios, sindicales o de menores. Su uso requiere acuerdo escrito, evaluación de riesgos y medidas adicionales.
4. Instrucciones
Holdia tratará los datos únicamente conforme al contrato y a instrucciones documentadas, incluidas las relativas a transferencias. Informará si considera que una instrucción infringe la normativa y podrá suspenderla mientras se aclara.
5. Confidencialidad
Las personas autorizadas estarán sujetas a confidencialidad y recibirán acceso solo cuando resulte necesario para sus funciones.
6. Seguridad
Holdia aplicará medidas apropiadas al riesgo, incluyendo control de accesos, separación entre clientes, hash de contraseñas, comunicaciones cifradas en tránsito, registro de operaciones, copias de seguridad, actualización y monitorización. Las medidas se revisarán atendiendo al estado de la técnica, costes, contexto y riesgo.
7. Subencargados
El cliente concede autorización general para usar proveedores de infraestructura, correo, comunicaciones, seguridad, backups y soporte indispensables. Holdia impondrá obligaciones equivalentes y seguirá siendo responsable frente al cliente. Los cambios relevantes se comunicarán con antelación razonable para permitir objeciones justificadas. La relación actualizada puede solicitarse en privacidad@holdia.es.
8. Transferencias internacionales
No se realizará una transferencia internacional sin una base válida. Cuando un subencargado trate datos fuera del EEE se empleará una decisión de adecuación, cláusulas contractuales tipo u otro mecanismo admitido, junto con medidas complementarias cuando procedan.
9. Derechos
Si Holdia recibe una solicitud relativa a datos tratados por cuenta del cliente, la trasladará sin dilación indebida y no responderá por su cuenta salvo instrucción o deber legal. Prestará asistencia razonable para que el cliente atienda los derechos de los interesados.
10. Brechas
Holdia notificará al cliente sin dilación indebida las violaciones de seguridad de las que tenga constancia que afecten a los datos encargados, aportando la información disponible sobre naturaleza, afectados, consecuencias y medidas adoptadas. La notificación no implica reconocimiento de responsabilidad.
11. Cumplimiento y evaluaciones
Holdia asistirá razonablemente en evaluaciones de impacto, consultas previas y obligaciones de seguridad, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y la información disponible.
12. Información y auditoría
Se facilitará información necesaria para demostrar el cumplimiento. Las auditorías deberán avisarse, coordinarse, limitarse al encargo, respetar confidencialidad y no comprometer la seguridad de otros clientes. Podrán utilizarse informes o evidencias equivalentes cuando sean suficientes.
13. Destino de los datos
Finalizado el servicio, el espacio se desactivará y permanecerá 30 días para recuperación. Según la instrucción del cliente y las obligaciones aplicables, los datos activos se devolverán cuando técnicamente proceda o se eliminarán al concluir el plazo. Las copias residuales se eliminarán con el ciclo de backups, actualmente de 7 días. Los datos sujetos a obligación legal quedarán bloqueados y no se usarán para otras finalidades.
14. Obligaciones del cliente
El cliente debe usar el servicio lícitamente, gestionar usuarios y permisos, mantener datos exactos, no incorporar información no autorizada y comunicar instrucciones e incidentes relevantes.
15. Contacto y prevalencia
Contacto: privacidad@holdia.es. En caso de contradicción sobre el tratamiento por cuenta del cliente, prevalece este acuerdo sobre las condiciones generales.